Зачастую, мы нервно поёживаемся, узнав, что необходимо составить деловое письмо, да еще и на английском языке. Как говорил знаменитый герой Чехова, «за научной статьей я чувствую себя гораздо свободнее и умнее, чем за поздравительным письмом или докладной запиской». Официальный стиль, который нужно выдержать, масса стилистических особенностей и подводных камней деловой документации заставляют нас откладывать это кропотливое дело в долгий ящик.
Мы дадим несколько советов для того, чтобы вы чувствовали себя несколько свободнее и непринужденнее, садясь за письменный стол с такой нелегкой задачей. Деловое письмо на английском принято составлять по блочной структуре. В обращении указывайте наименование получателя письма с соответствующей, принятой в деловых кругах приставкой Mr. или Ms. – в зависимости от пола респондента. В следующем блоке используйте дружеское обращение, а также укажите цель делового письма. В срединном блоке текста детальнее опишите цели письма и перейдите к непосредственной информации, которую вы хотите донести.
Заключительный абзац может состоять из запросов, напоминаний и заметок. Прощаясь, не забывайте использовать принятые в деловом обращении приставки-шаблоны, вроде «искренне ваш» или «с лучшими пожеланиями». В зависимости от стиля письма может быть использован официальный или разговорный тон. Задавать вопросы и констатировать факты следует прямо и однозначно. Использование вежливых форм также рекомендуется. И напоследок, не забудьте указать дату, благоразумно написав полное название месяца вместо принятого в нашей языковой среде порядкового номера.