Что нужно сделать, чтобы организовать научную конференцию? Обязательно выбрать актуальную тему, пригласить интересных спикеров, подобрать подходящую площадку. А затем нужно привлечь достаточное количество участников. И, конечно, учесть еще много нюансов.
Организация мероприятия включает несколько обязательных этапов. Необходимо создать страницу в интернете: на отдельном сайте, в социальных сетях или на специальной платформе. Нужно вовремя пригласить участников: докладчиков, экспертов, представителей заинтересованных организаций. Формировать программу мероприятия желательно с учетом полученных подтверждений от выступающих. Наконец, чтобы усилия не пропали зря, необходимо привлечь на конференцию слушателей. Кроме того, по результатам научной конференции принято публиковать сборник тезисов.
Делать всё это вручную нелегко. Заявки, присланные на почту, важно вовремя учитывать и вдумчиво анализировать. Поскольку их нужно передать для оценки экспертам, перед этим надо самостоятельно разделить заявки по темам. Необходимо вовремя напомнить участникам о предстоящем мероприятии. Среди множества задач легко запутаться.
Удобнее готовить конференцию, используя единую информационную систему. Специальные платформы позволяют проводить регистрацию онлайн и анализировать полученные данные. Некоторые из них поддерживают возможность общения с участниками. Системы также помогают составить программу конференции и подготовить итоговые сборники материалов.
Основные функции платформ для организации конференций:
- Создание информационной страницы
- Предварительная регистрация участников
- Экспертиза заявок
- Анализ готовности секций по тематикам
- Формирование программы и расписания
- Напоминания участникам о предстоящем событии
- Учет прибывших участников
- Выгрузка данных для анализа и отчетов
- Составление сборника тезисов, выступлений, публикаций
У онлайн-систем организации конференций есть много плюсов. Они избавляют от лишних трат на одноразовые сайты и упрощают составление отчетов. Разработчики некоторых платформ предоставляют пользователям консультационную поддержку. Ниже представлены 5 интернет-сервисов, наиболее подходящих для сопровождения научных мероприятий.
Эта популярная система позволяет сделать многие шаги по подготовке мероприятий бесплатно. На сайте TimePad можно создать страницу события. Есть возможность предварительной регистрации участников и сбора их контактов. Настраиваемые анкеты участников можно встроить в свой собственный сайт. Если мероприятие платное, TimePad осуществляет продажу билетов. Система собирает статистику продаж и регистраций, учитывает промокоды и скидки.
TimePad позволяет делать почтовые рассылки по своей аудитории. За плату можно разослать анонс своего мероприятия подписчикам системы. Это 360 000 человек в Москве и Санкт-Петербурге, в каждой рассылке от 40 тысяч подписчиков. Стоимость такой услуги составляет ₽12 тыс. за одну публикацию. Можно разместить баннеры на страницах всех событий TimePad. Недельная аудитория — 350 тысяч человек, стоимость составит ₽30 за переход.
Эта система подходит для мероприятий, рассчитанных на широкий круг посетителей, где вход осуществляется по билетам.
Сервис организует полный цикл онлайн-сопровождения конкурсов и мероприятий, предоставляет сильную консультационную и техническую поддержку. 4science избавляет организаторов конференций от лишних трат на одноразовые сайты и экономит время на обработку данных.
Страница мероприятия создается с помощью специального конструктора. На ней можно разместить несколько типов анкет для разных категорий участников. Формы регистрации сопровождаются инструкциями для заполнения или подсказками. 4science обеспечивает не только сбор, но и управление заявками: пользователь принимает, отклоняет или отправляет их на доработку.
В системе легко обрабатывать заявки, поскольку все участники и их работы видны на одном экране, не нужно ежедневно искать их в почте. Эти данные удобно анализировать: файлы выгружаются в подходящем для пользователя формате, xls, pdf или word.
Важное преимущество этой платформы — функционал для работы с экспертами или программным комитетом. Чтобы оценить поступившие заявки и сформировать программу, в системе настраиваются гибкие правила распределения заявок. Так эксперты видят работы только по своей тематике.
4science имеет важную для научных мероприятий функцию — оформляет все тезисы в единый сборник. Его форматирование и верстка происходит за пару кликов. По желанию сборник может быть опубликован, и каждый участник легко найдет свою работу.
Система предлагает несколько тарифов. Есть «Базовый» — ₽30 тыс. за одно мероприятие. «Стандарт» (₽100 тыс.) отличается дополнительной функцией рассылки писем и уведомлений, а также техподдержкой. По запросу формируются цены на тарифы «Премиум» и «Профессиональный». Кроме основных возможностей, они предполагают услуги консалтинга по организации процессов, доработку системы под потребности клиента, приглашение участников, контент-менеджмент и информационную поддержку. Есть и бесплатная пробная версия с ограниченным функционалом.
4science наиболее подходит для проведения научных мероприятий, поскольку платформа разрабатывалась специально для них. Она учитывает необходимость работы с экспертами, публикации сборника тезисов и отсутствие продажи билетов.
Портал «Ломоносов» — бесплатный сервис для организации конференций. На нем также можно создать страницу мероприятия с названием и описанием, датами проведения и регистрации. Можно приложить необходимые файлы. На странице создаются формы для регистрации и для сбора докладов. Готовая форма вставляется на любой другой сайт. Из анкет автоматически создаются документы в формате PDF. Все заявки сохраняются в таблицу Excel. Из полученных докладов можно сделать сборник материалов конференции.
Также система «Ломоносов» позволяет добавить к заявке форму тестирования. Есть открытые и закрытые вопросы, процентный вес ответов, ограничение времени на ответ и обратный отсчет.
Рассылку участникам можно делать прямо со страницы просмотра заявок. Для работы с программой мероприятия разработчики предлагают использовать телеграм-бот @confer_bot. Созданная с его помощью программа вставляется на любой сайт.
«Ломоносов» поможет справиться с подготовкой небольших конференций с узкой тематикой и четкой программой.
Система Eventboost предоставляет стандартные функции для организации любых мероприятий. Можно создать страницу конференции и установить на нее формы для онлайн-регистрации. Система обеспечивает email-рассылку и сбор подтверждений. Платформа поддерживает несколько языков для организации международных мероприятий.
В Eventboost можно сделать бейджи и учитывать гостей на месте. Система отслеживает регистрацию в реальном времени, чтобы организаторы видели, кто уже пришёл на конференцию. Особенность платформы — возможность создания сопровождающего мобильного приложения для каждого мероприятия. Оно позволяет отмечать гостей с планшета или смартфона.
Система платная. Организация одного мероприятия до 200 человек обойдется в ₽20 тысяч. Сопровождение более крупных конференций будет стоить дороже, есть возможность годового обслуживания. У Eventboost также существует бесплатный тестовый период 30 дней.
Eventboost поможет при подготовке международных мероприятий, требующих индивидуального сопровождения гостей.
Eventicious — платформа для организации мероприятий с помощью мобильного приложения. Оно создается отдельно для каждого мероприятия или может включать несколько событий одного организатора.
Система позволяет делать анонсы мероприятия для целевых групп пользователей, по интересам или отраслям. Также программа позволяет распространять информацию о конференции в соцсетях. Через приложение происходит регистрация участников и продажа электронных билетов. Об изменениях условий трансфера или о новом докладе в расписании участники события узнают через мгновенные оповещения.
Платформа помогает сформировать расписание конференции и вставить его на свою веб-страницу. Ее, правда, придется создавать самостоятельно — независимую или на сайте своей организации.
Система интегрируется с другими сервисами, такими как Timepad, EventCRM. Кроме того, в Eventicious удобно размещать спонсорскую рекламу. Посетители видят ее на экране своего смартфона рядом с программой мероприятия, а не на бумажной «раздатке».
По итогам конференции Eventicious предоставляет аналитические отчеты — например, о самых популярных докладах. Работает техническая поддержка. Приложение платное, точную стоимость можно узнать по запросу.
Организация мероприятий с помощью мобильных приложений удобна, если организаторы уверены: аудитория активно пользуется смартфонами.
—
Организация научных конференций требует хороших менеджерских навыков. Но существующие системы автоматизации значительно упрощают подготовку мероприятия. Они освобождают ученым время для их научных задач: ускорения квантовых вычислений или сохранения экологического равновесия.