Современный офис давно уже обходится без больших металлических стеллажей, заваленных папками с бумагами. Мир бизнеса переполнен электронными файлами: текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами. Все это нужно сортировать и хранить для дальнейшего использования. Для успешного ведения дел необходимо быстро найти любой файл. Вот почему внедрение системы электронного документооборота (СЭД) является обязательным для любой крупной компании. Но что нужно сделать, чтобы эта система работала эффективно?
Экспертные советы по электронному документообороту
Рекомендации владельцам бизнеса:
- Выберите программное обеспечение, подходящее для вашей компании. Более подробно с особенностями этого ПО вы можете ознакомиться здесь — http://docplace.ru/ecmreview2. Слишком многие компании совершают ошибку, покупая не то ПО, а затем стараясь перестроить свои потребности под функционал программы. С какими документами вы чаще всего сталкиваетесь? Каковы ваши основные потребности в бизнесе с точки зрения гибкости и безопасности? Что может измениться в будущем, по мере развития компании? Все это нужно учитывать.
- Сделайте файлы удобными для поиска. Одним из наиболее важных элементов эффективной СЭД является максимально удобный поиск. Каждый документ должен иметь полноценное описание с именем файла, ключевыми словами, краткими сведениями о содержимом. Чем проще найти файлы, тем быстрее работают сотрудники.
- Позаботьтесь о безопасности. Важные документы должны быть защищены от несанкционированного доступа. Независимо от того, защищаете ли вы свою личную жизнь, интересы вашей компании или своих клиентов, программное обеспечение должно обеспечить защиту файлов.
- Оптимизируйте рабочие процессы. Одним из самых больших преимуществ СЭД является возможность оптимизации основных рабочих процессов в офисе. Автоматизация сканирования, редактирования, просмотра, утверждения и совместного использования документов может сэкономить вам и вашим сотрудникам значительное количество времени. В результате вырастет производительность труда.
- Отслеживайте жизненный цикл документов. Важно точно знать, когда файл был создан или изменен, распечатан, разослан сотрудникам и т.д. Хорошая система электронного документооборота позволяет отслеживание и идентификацию документов, а также их архивирование и удаление из базы данных.