Организация любой формы собственности не мыслима без набора документов, которые определяют ее функции, регламентируют штатный состав и деятельность вообще. Есть документы базовые и строгой отчетности. Любые требуют качественное обеспечение информационной безопасности, поэтому важно обеспечить грамотное хранение, как электронных версий, так и твердых копий.
К обязательным документам относятся:
- Устав предприятия — регламентирует взаимоотношение с другими организациями, частными лицами и государством. Составляется учредителем либо юристом, действующим в рамках сотрудничества с учредителем. Обязательно регистрируется в соответствующих органах.
- Штатное расписание — описывает количество работников, занимаемые должности, оклад каждого сотрудника. Составляется бухгалтером организации.
- Должностные инструкции регламентируют обязанности, функции и права сотрудников в рамках занимаемой должности и вакансии. Составляет специалист по кадрам,утверждает и подписывает руководитель фирмы либо собственник. Срок годности — 3 года, после чего они могут быть изменены либо дополнены.
- База договоров — набор типовых документов, регламентирующих хозяйственно-экономические взаимоотношения с поставщиками, клиентами, партнерами. Составляются штатным юристом и подписываются руководителем. Договор обязательно содержит реквизиты компании, место для печати и подписи, поле для даты сделки.
Кроме этого, на каждой фирме предусмотрены такие документы, как трудовые книжки, положение о защите персональных данных (относительно новый документ, который обязательно подается на подпись работнику, которого приняли в штат), документооборот по отпускам, больничным, регистрационные книги (фиксируется входящая и исходящая корреспонденция, движение трудовых книжек, договоров с контрагентами, прочее). Все это относится к кадровым документам.
Помимо кадровых, на каждом предприятии в обязательном порядке должны быть инструкции по охране труда, книги учета о прохождении работником инструктажа и другие. Все бумаги разрабатывает специалист по охране труда, подписывает руководитель.